В некоторых ситуациях место работы располагается в отдалении от населенного пункта или в местах, куда сложно добраться на общественном транспорте. В таком случае организуются служебные перевозки сотрудников, которые различаются юридическим оформлением и расходами.

Перевозка сотрудников: личное желание или обязанность компании

В настоящее время в Трудовом кодексе отсутствуют положения, которые устанавливали бы нормы по доставке сотрудников от дома до работы. Исключением является перевозка к месту вахты, которую осуществляет работодатель по требованию, законодательно закрепленному Постановлением Госкомтруда СССР №794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе».

В статье 301 ТК РФ предусматривается учет графиком времени доставки работников: в рамках рабочего времени все должно осуществляться за счет работодателя. При этом, согласно Решению Верховного суда РФ №ГКПИ 99-924, предприятие не обязано оплачивать проезд сотрудника до пункта сбора на вахту.

Поэтому с точки зрения актуального законодательства, если дело не касается вахт, перевозка сотрудников автобусом является личной инициативной владельцев компании и регламентируется внутренними локальными актами.

Как осуществляется организация перевозок сотрудников

Среди способов организовать перевозку выделяют:

• Обозначить в трудовом договоре компенсацию рабочему за проезд на общественном транспорте или за расходы на ГСМ для его личного автомобиля. При этом деньги остаются на счету компании до тех пор, пока сотрудник не предоставит документы, подтверждающие расходы на проезд. Минус этого вида — работник может предоставить недостоверные документы, которые «задним числом» оплатит организация.
• Осуществлять перевозку сотрудников к месту работы транспортом организации. В этом случае финансы и расходы полностью контролируются организацией. Главный минус в сложности сбора всех сотрудников, а также траты на обеспечение прохождения предрейсовых осмотров, организация стоянки и обслуживание авто.
• Заключить договор с компанией, предоставляющей аренду транспорта. Обычно это является наиболее выгодным вариантом. Единственный недостаток — поломки или проблемы с транспортом в процессе перевозки, однако надежные компании обычно быстро устраняют проблему, предоставляя к использованию другие автобусы автопарка.

Вопросы налогообложения

При выборе доставки личным транспортом существует ряд способов компенсации, среди которых:

• Обложение НДФЛ и страховыми взносами. Траты на дорогу считаются доходом работника в натуральной форме, однако суммы не будут образовывать НДФЛ, если доставка до места работы обусловливается удаленностью места расположения компании.
• Включение расходов при расчете налога на прибыль. При этом доставка должна быть предусмотрена трудовыми договорами. Кроме того, траты на перевозку включаются в производственные расходы из-за особенностей производства (если график не может совпадать с работой общественного транспорта, деятельность является многосменной и по иным причинам).

Доставка сотрудников уменьшает налог на прибыль, однако необходимо иметь в виду, что часть расходов, например, на запчасти в случае поломок, в учет вышеуказанных схем входить не будут.

При заказе автобуса для доставки сотрудников:

• Налоговая база учитывает расходы на транспорт в качестве прочих расходов;
• Входной НДС вычитывается;
• Так как данный вариант является заказом услуги, нет доходов от страховых взносов и НДФЛ.

При этом важно обосновывать расходы на доставку документами. К необходимой документации относятся графики работы, коллективные договоры, договоры на перевозки и другие локальные акты предприятия.

Заказать автобус для перевозки сотрудников можно в нашей компании. Наша деятельность лицензирована и легальна, мы осуществляет доставку работников на основании договоров о перевозке. Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку на сайте. Мы с комфортом доставим каждого рабочего к началу смены!