Некоторые предприятия и места работы располагаются в отдалении от маршрутов общественного транспорта (загородные заводы, фермы, пригородные магазины и другие). При этом график работы сотрудника не позволяет вовремя добираться до места и начинать смену, либо вызывает затруднения с возвращением домой. Компания может включать перевозку сотрудников до работы и обратно в условия трудового или коллективного договора.

Важна не только организация процесса, но и учет расходов на перевозку сотрудников. Чтобы налоговая инспекция не посчитала траты безосновательными, необходимо правильно учитывать доставку рабочих, используя соответствующие документы.

Обращение к законодательству

В Трудовом кодексе РФ отсутствуют прямые положения об обязательном решении транспортной проблемы для рабочих. Однако статья 301 ТК РФ предусматривает перевозку сотрудников к месту работы, если деятельность служащего связана с несением вахты. Некоторые отраслевые соглашения также прописывают обязанность работодателя организовывать доставку рабочих.

В остальных ситуациях работодатель не обязан доставлять работников на смену. Однако, если это обусловлено производственной необходимостью, по инициативе владельца перевозка может быть учтена в коллективном договоре.

Организация перевозок сотрудников: способы осуществления

Большое расстояние, потраченное время, транспортные проблемы — эти и другие трудности могут быть решены работодателем. Для этого можно:

• Компенсировать расходы работника на проезд. В этом случае погашение трат со стороны компании закрепляются в трудовом договоре и специальном соглашении. Как правило, подразумевается покрытие расходом на ГСМ личного транспорта сотрудника. Может выплачиваться один раз фиксированной суммой.
• Доставка транспортными средствами компании. Если на балансе числится транспорт, а в штате есть водители, возможна организация доставки из пункта сбора для рабочих. Возможен охват нескольких точек в разных районах, если в компании работает много людей.
• Заказать автобус для перевозки сотрудников у сторонней организации. В этом случае заключается договор, учитывающий количество арендованных транспортных средств.

Расход перевозки сотрудников на работу

Организуя доставку любым способом, компания несет траты. Важно правильно списывать расходы в бухгалтерии, чтобы формировать базу налога на прибыль. Кроме того, с данных сумм могут поступать взносы в страховые фонды.

Согласно Налоговому кодексу РФ, независимо от способа организации перевозки, затраты не исключаются из учета налога на прибыль. Однако существуют условия, по которым можно исключать траты из налогового расчета:

• Доставка обусловлена технологическими особенностями. Данные особые условия перечислены в Минфине РФ, при этом достаточно только одного пункта: организация расположена от 300 метров и дальше от общественного транспорта, смены на предприятии поочередны и непрерывны, компания работает круглосуточно и другие обоснования. При этом причина должна иметь подтверждение документами (чем может быть, например, утвержденный график работы).
• Транспортная перевозка пассажиров указана в трудовом или коллективном договоре. Если это не обусловлено производственной необходимостью, нужно проводить персональный учет для удержания НДФЛ и страховых взносов.

Хотя ранее Минфин РФ предполагал наличие каждого из условий, сегодня достаточно только одного для исключения расходов на доставку из расчета налога на прибыль.

Особенности налогового учета

Налоговые платежи учитываются в зависимости от организации перевозки. При организации доставки на своём транспорте:

• В уплате налога на прибыль затраты на организацию перевозки учитываются как материальные затраты (топливо, ГСМ, запчасти и другие), оплата труда (водителя). Также списывается по амортизации, если транспорт является собственностью компании, или арендный платеж, если транспорт был взят в эксплуатацию временно.
• Налогообложение на УСНО учитывает такой же учет затрат, как и при выплате налога на прибыль.
• НДС, НДФЛ и страховые взносы не начисляются. Причиной является отсутствие трат на конкретных единиц в штате и указание производственной необходимости в расходах.

Если заказать автобус для поездок от дома до работы и обратно в специальной компании:

• Налог на прибыль учитывает траты в качестве «прочих расходов».
• НДС принимается к вычету. Предполагается в качестве входного налога на добавленную стоимость, выплачиваемую за предоставление услуги компанией по перевозке сотрудников.
• НДФЛ, страховые взносы не начисляются.

Обозначение в бухгалтерском учете

Для бухгалтера расходы на транспорт для рабочих являются расходом «прочих видов деятельности». Обычно отражаются по дебетам счетов 25 «Общепроизводственные расходы» или 26 «Общехозяйственные расходы». При этом траты учитываются:

• При аренде автобуса в специализированной компании счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• При эксплуатации личного транспорта компании счета 02 «Амортизация основных средств», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Заказать автобус для перевозки сотрудников можно в нашей компании. Наша деятельность лицензирована и легальна, мы осуществляет доставку работников на основании договоров о перевозке. Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку на сайте. Мы с комфортом доставим каждого рабочего к началу смены!